Política de Tratamiento de Datos

I. INTRODUCCIÓN

Grupo Illera SAS, responsable de las marcas Café del Mentor y Club del Mentor, reconoce la importancia de la protección y adecuado manejo de los datos personales de sus usuarios, clientes, proveedores, nominadores, nominados, miembros del Club del Mentor y, en general, de todas las personas con las que se relaciona. Por ello, adopta esta Política de Tratamiento de Datos Personales, dando cumplimiento a lo establecido en:

La Ley 1581 de 2012,
El Decreto 1377 de 2013,
La Ley 1266 de 2008, cuando aplique,
Las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC),
Y demás normativa vigente en materia de protección de datos.

Esta Política aplica para los sitios oficiales:

El suministro de datos personales a través de cualquiera de estos sitios implica la aceptación de esta Política.

II. DEFINICIONES

Para efectos de interpretación y aplicación de esta Política, aplican las siguientes definiciones conforme a la legislación colombiana:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el tratamiento de sus datos.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información asociada o asociable a una persona natural.
Dato Sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y su tratamiento. (Grupo Illera SAS)
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, entre otros.

III. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Esta Política aplica a todos los datos personales tratados por Grupo Illera SAS, sin importar el medio (físico, digital o híbrido), e involucra a:

Miembros del Club del Mentor,
Usuarios de los sitios web,
Mentores nominados,
Nominadores,
Clientes y compradores del Kit del Mentor o cualquier producto,
Proveedores y aliados,
Participantes en eventos, programas o actividades.

IV. PRINCIPIOS RECTORES

El tratamiento de datos personales por parte de Grupo Illera SAS se rige por los siguientes principios legales:

Legalidad: El tratamiento se realizará conforme a la ley colombiana.
Finalidad: El tratamiento tendrá una finalidad legítima, informada y específica.
Libertad: El tratamiento solo se realizará con autorización previa, expresa e informada.
Veracidad o Calidad: La información será veraz, completa, exacta y actualizada.
Transparencia: Se garantiza al Titular el derecho a consultar sus datos sin restricciones.
Acceso y Circulación Restringida: No se divulgarán datos sin autorización o sin mandato legal.
Seguridad: Implementamos medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos.
Confidencialidad: Toda persona que intervenga en el tratamiento está obligada a garantizar la reserva.

V. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Grupo Illera SAS recolecta, almacena, usa, consulta, comparte y suprime datos personales para las siguientes finalidades:

1. Miembros del Club del Mentor

Gestionar la membresía incluida en la compra del Kit del Mentor.
Administrar beneficios, contenido exclusivo, acceso a cursos y al ecosistema del club.
Facilitar la participación en programas de conexión, eventos y actividades.
Gestionar la acumulación, uso y trazabilidad de Biomoneda.
Realizar comunicaciones informativas, comerciales y promocionales.

2. Nominadores

Procesar la nominación de personas.
Verificar la identidad y vigencia de la membresía.
Enviar notificaciones sobre el proceso y estado de las nominaciones.

3. Mentores Nominados

Notificar su nominación.
Solicitar autorización para el tratamiento de sus datos.
Informar sobre estados, avances, publicaciones y decisiones.
Gestionar participación en libros, reconocimientos o experiencias.

4. Clientes y Usuarios

Procesar compras y enviar productos.
Gestionar pagos, facturación y PQRS.
Enviar comunicaciones sobre novedades, productos y servicios.

5. Proveedores y Aliados

Gestionar contratos y relaciones comerciales.
Evaluar desempeño y cumplimiento.
Cumplir obligaciones legales y tributarias.

6. Finalidades Transversales

Cumplir obligaciones legales, contables, contractuales y de reporte.
Realizar análisis internos y estudios de mercado.
Prevenir fraudes o riesgos operativos.
Mantener registros históricos.

VI. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares tienen derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
Solicitar prueba de la autorización otorgada.
Ser informados sobre el uso de sus datos.
Presentar quejas ante la SIC.
Revocar la autorización.
Solicitar la supresión de datos cuando sea procedente.
Acceder gratuitamente a sus datos al menos una vez al mes.

VII. PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS

Los Titulares pueden ejercer sus derechos mediante:

Correo electrónico: protecciondatos@cafedelmentor.com
Dirección física: Calle 64i #86-37, Bogotá D.C.

Grupo Illera SAS atenderá consultas y reclamos conforme a los plazos establecidos en el Decreto 1377 de 2013:

Consultas: 10 días hábiles, prorrogables 5 días más.
Reclamos: 15 días hábiles, prorrogables 8 días más.

Durante el análisis del reclamo se incluirá la anotación “reclamo en trámite” en la base de datos.

VIII. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS A TERCEROS

El Titular autoriza a Grupo Illera SAS para:

Transferir datos a aliados, proveedores o terceros dentro o fuera de Colombia.
Transmitir datos a encargados del tratamiento con quienes exista contrato de protección de datos.

Los terceros que reciban información deberán cumplir esta Política y la ley.

IX. AUTORIZACIÓN PARA TRATAMIENTO

La autorización podrá otorgarse mediante:

Formularios web.
Formularios físicos.
Checkbox digitales.
Registros electrónicos.
Acciones inequívocas del usuario.

La aceptación de esta Política constituye autorización expresa.

X. ACCESO A LA INFORMACIÓN

Grupo Illera SAS garantiza el acceso gratuito a los datos una vez verificada la identidad del Titular.

Consultas

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos. Grupo Illera SAS deberá suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

La consulta se formulará ante Grupo Illera SAS, a través de la persona (Oficial de Cumplimiento)o la dependencia que se haya designado para desempeñar tales funciones, quedando como prueba de tal radicación el registro electrónico, por medio del cual se captura la solicitud de consulta del cliente. En todo caso tal solicitud también podrá adelantarse por medio físico. La consulta será atendida en un término máximo de diez 10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando a fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante la persona (Oficial de Cumplimiento) o la dependencia que se haya designado para desempeñar tales funciones, quien le dará el trámite establecido, en las siguientes reglas:

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

XI. PERSONAS A QUIENES PUEDE SUMINISTRARSE LA INFORMACIÓN

La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

A los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;
A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

XII. SUPRESIÓN DE DATOS

El titular podrá, en cualquier momento, solicitar a Grupo Illera SAS, la supresión de sus datos personales, Cuando:

Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados

La supresión de la información personal podrá ser total o parcial, de acuerdo con lo solicitado por el titular, en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Grupo Illera SAS. Es importante tener en cuenta que el derecho de supresión no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

XIII. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para tal fin Grupo Illera SAS, deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento. La revocatoria puede darse sobre la totalidad de las finalidades consentidas.

XIV. MEDIDAS DE SEGURIDAD

En cumplimiento del principio de seguridad concebido en el marco normativo, Grupo Illera SAS como responsable del Tratamiento de los datos personales establecerá las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias y suficientes para ofrecer seguridad a la información, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

XV. LEGITIMACIÓN PARA EJERCER DERECHOS

Los derechos de los titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por las siguientes personas:

Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Por estipulación a favor de otro o para otro.

XVI. FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Grupo Illera SAS actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales; esta podrá designar, si lo considera necesario, un Oficial de Protección de Datos o dependencia responsable para gestionar y responder las solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos. Cualquier uso indebido podrá ser reportado a protecciondatos@clubdelmentor.com.

XVII. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

La presente Política puede ser modificada en cualquier momento. Los cambios serán informados mediante publicación en los sitios web.

XVIII. VIGENCIA

Esta política entra en vigencia desde su publicación y permanecerá activa mientras Grupo Illera SAS continúe realizando tratamiento de datos personales.